Belangrijkste trends in documentbeheer!
Op en rondom bedrijven en organisaties ontstaat een nieuwe kijk op documentstromen en werkprocessen. De informatiestromen groeien exponentieel, er is behoefte aan flexibiliteit in de werkomgeving en er ligt veel focus op efficiënt werken om de concurrentiepositie te versterken. Deze drie trends zijn het gevolg van digitalisering, modernisering en al die andere begrippen die kenmerkend zijn voor de veranderingen in het hedendaagse (bedrijfs)leven.
Informatie beheren: analoog en digitaal
De uitdaging van de grote hoeveelheden informatiestromen en (digitale)werkprocessen is om dit veilig te beheren. Belangrijke documenten en waardevolle informatie voor uw bedrijf staan tegenwoordig niet meer alleen op papier: ze staan misschien ook in de cloud en worden als bijlages in een mail geplaatst. Het is dus als werkgever belangrijk de thuiswerkers bewust te maken van de risico’s van werken op een andere plek dan kantoor: documenten en bedrijfsgegevens verlaten vaak ongemerkt het pand en de kans op verlies hier van is groot. Slechts 18% van de werkgevers hanteert een doordacht en formeel beleid voor haar thuiswerkers. Dit terwijl ondersteuning en begeleiding juist zo belangrijk zijn voor dit onderwerp.
VPN’s en meer
Ook op andere vlakken is het scholen van medewerkers belangrijk. Hoe kunnen zij verantwoord omgaan met digitale documenten en wat zijn de risico’s van nalatigheid? Daarnaast kan technologie de veiligheid van uw informatie verbeteren. Denk hier bij aan VPN’s, intranet of toegangsrechten voor computers.
Papier of PDF?
Toch is de kans klein dat er in de nabije toekomst een papierloze werkomgeving zal ontstaan. Het is belangrijk om papieren te digitaliseren, maar zeker niet het enige doel. Vaak wordt gezegd dat een combinatie van digitale en papieren documenten het beste is. Een soort hybride model dus. Het is (afhankelijk van uw situatie) de moeite waard om papieren archieven en documenten extern op te slaan en uit te besteden. Dit bespaart ruimte en tijd, en het garandeert een bepaalde beveiliging. Voor digitale opslag blijkt de cloud een populaire optie onder managers.
Bron: Office Magazine
